A medida de que van pasando las semanas y los meses, cualquier traductor o agencia va generando multitud de documentos que debe archivar y clasificar. Lo bueno es que hoy en día casi todos son documentos electrónicos y se necesita muy poco espacio físico para su almacenamiento ya que este se realiza a través de equipamiento informático de distinta índole, aparte de otros muchos beneficios de los documentos electrónicos.

Hasta aquí, lo habitual, muchos documentos generados que cada cual va guardando de la mejor manera que puede. Pero, ¿qué ocurre cuando un cliente nos solicita un documento ya traducido meses o años después de su finalización? ¿o cuando por cualquier otro motivo nos hace falta tal o cual documento? ¿Cómo lo encontramos? ¿Cuánto tiempo empleamos? Y en el peor de los casos, ¿lo perdimos?

Varias preguntas y muchas posibles respuestas, no voy a entrar, quizás otro día, en donde guardamos nuestros documentos a la hora de realizar copias de seguridad o las búsquedas (nube, disco duro externo, servidor, medios extraíbles, etc.) por ser un asunto muy amplio y entendiendo que cada cual utiliza el que mejor la va o más seguridad le trasmite.

Hoy me centrare en la búsqueda del documento y como en solo unos segundos a través de Google Apps encuentro cualquier documento que me sea necesario, desde facturas hasta manuales u otro tipo de textos. ¿Cómo funciona?

La ruta de nuestros documentos es sencilla, se elabora en local en el equipo de cada traductor. Después hay un segundo equipo que se queda con copia y se respalda en nube y cada mes aproximadamente en un disco externo. La estructura de carpetas siempre es la misma y cada proyecto tiene asignado un ID o nombre del cliente o ambas cosas.

¿Quiero el documento “melotradujiste”? ¿Cómo lo encuentro?

Solo tengo que poner el nombre del documento, el ID o nombre del cliente en el buscador de Google Apps y en unos segundos me salen todos los archivos que hacen mención a este nombre de archivo, el archivo traducido original y finalizado, la factura del proyecto y todos los posibles documentos que pudiera haber llamados de igual forma o similar. Todo este proceso se hace “contra” nube y hasta la fecha el resultado está siendo bastante bueno, también es una ventaja poder contar con cualquier documento de forma inmediata en casi cualquier dispositivo que quieras utilizar. Lo positivo de este proceso es por un lado la inmediatez, el poco tiempo necesario para gestionarlo, la posibilidad de compartir cualquier archivo con cualquier persona en cualquier momento, etc.

Este sistema no es mejor ni peor que otros, es el que utilizamos y los resultados son buenos y ánimo a cualquier persona que trabaje con muchos archivos a implantar algún sistema que le ayude a hacerlo por todas las ventajas que le puede generar y sobre todo, por todo el tiempo que puede ahorrar además de ganar en seguridad por tener todos los archivos como mínimo, duplicados tanto en local como en nube.